Tenir la comptabilité du comité d’entreprise

Quelle que soit leur taille ou leur importance, les comités d'entreprises ont juridiquement la personnalité morale de droit privé, non commerçante. En cela, ils se distinguent des sociétés. Cette différence permet d'expliquer les particularités de la comptabilité d'un CE. Son patrimoine, ses budgets et sa comptabilité doivent être indépendants de ceux de l'entreprise et obéir à des règles spécifiques.

Obligations comptables du comité

Contrairement au cas des entreprises, les obligations comptables du CE sont peu développées. Elles sont définies par l'article R 2323-37 du Code du travail. Ce dernier précise comment le comité d'entreprise doit rendre compte de sa gestion aux salariés. Il prévoit seulement une reddition de comptes et n'impose aucune procédure quant à leur présentation. Il s'agit donc d'une simple comptabilité indiquant, d'une part, le montant des ressources dont le comité a disposé pendant l'année civile écoulée et, d'autre part, le montant des dépenses assumées, soit pour son propre fonctionnement (budget 0,2 %), soit pour les activités sociales et culturelles. Chacune de ces activités doit faire l'objet d'un budget qui lui est propre.

Les pratiques comptables des CE varient selon leur taille. Ceux des grandes entreprises, du fait de l'importance des ressources qui leur sont attribuées, ont une véritable organisation comptable, souvent mise en place sous l'impulsion d'experts-comptables. Les comités d'entreprise de moyenne et de petite taille, ont généralement recours à une comptabilité dite « de trésorerie », qui consiste à enregistrer les recettes et les dépenses.

Deux ressources distinctes

Les comités disposent de deux ressources principales et distinctes :

• l'une pour le fonctionnement, hors activités sociales et culturelles, avec en recettes la subvention dite de « 0,2 % » et, en dépenses, les sommes versées pour les frais engagés dans le cadre légal de l'exercice des attributions économiques et professionnelles du CE (conditions de travail, emploi, formation professionnelle…). Cela peut être des honoraires d'expert mais aussi les frais afférents au fonctionnement du CE ;
• l'autre pour les activités sociales et culturelles, indiquant en recettes la contribution patronale perçue et, éventuellement, les autres recettes avec les sous- budgets (un par activité), notamment pour les dépenses. Pour chaque activité sans personnalité civile, le comité doit inscrire séparément les dépenses et recettes éventuelles. De même, pour chaque activité, le CE indique la subvention qu'il a versée. Attention : ces deux subventions ne peuvent être utilisées conjointement, chacune étant destinée à l'objectif distinct défini ci-dessus. Cette distinction entre les deux budgets peut poser problème pour les petits comités dans la mesure où ils tiennent une comptabilité basée sur l'enregistrement des mouvements de trésorerie

Une double comptabilité

Dans cette situation, et pour faciliter la double comptabilité, il est recommandé d'ouvrir un compte courant bancaire pour chacune des subventions.

Un simple document Excel

Pour réaliser les documents comptables, le trésorier peut très facilement concevoir sur Excel les tableaux présentés ci-dessous. Il en tiendra deux, c'est-à-dire un pour chaque compte bancaire (0,2 % et ASC) et, éventuellement, un troisième pour la caisse. Le maniement des espèces, qui présentent toujours un risque quant à leur conservation, est déconseillé. Toutefois, les élus ne peuvent pas toujours faire autrement. Il faudra alors tenir un tableau « recettes-dépenses » pour les espèces, et remplacer dans la colonne le mot « banque » par le mot « caisse ». Une feuille par mois est à concevoir, sur Excel. Elle détermine le solde comptable de la banque à la fin de chaque mois et il faut le rapprocher du solde de la banque grâce à un tableau « état de rapprochements bancaires ».

L'écriture comptable

Les pièces comptables doivent être rigoureusement numérotées. L'écriture doit être datée. Dans ce tableau mensuel, chaque mouvement est affecté, d'une part en recettes ou en dépenses dans la colonne « banque » et, d'autre part, dans une colonne qui lui donne son affectation. Pour les activités sociales et culturelles, le CE peut définir des colonnes en fonction des budgets votés et créer ainsi une colonne pour : la bibliothèque, les activités sportives, les vacances enfants, les cadeaux de Noël.

Recettes et subventions

Pour la partie recettes, classiquement, les comités n'ont que deux types de recettes principales : soit les subventions de l'entreprise, soit les versements des salariés correspondant à leur participation aux activités. La ligne « total » permet d'effectuer le contrôle. La sommation des recettes doit correspondre à la colonne « recettes » du compte de banque sous déduction du report du solde comptable de la banque du mois précédent. De même, les dépenses pourront être vérifiées en fonction de la colonne « banque », par dépenses, et la sommation des dépenses effectuées dans le mois. Le trésorier du CE tiendra un tableau similaire pour le budget de fonctionnement. Dans les colonnes « dépenses », sont mentionnées celles relatives au fonctionnement du comité d'entreprise dans le cadre de ses attributions économiques et professionnelles.

Par exemple, les colonnes suivantes peuvent être créées : documentation juridique, frais de déplacement des élus, d'envoi de courrier, rémunération d'intervenants, frais comptables…

Bilan et compte de résultat

À la fin de l'année, le trésorier peut reprendre la ligne « total » de chacun des tableaux mensuels et retrouver ainsi la globalité des dépenses de l'exercice en recettes et en dépenses. Reste ensuite à passer de ces tableaux de recettes et dépenses à la présentation d'un bilan et d'un compte de résultat simplifiés. Si le trésorier dispose de quelques connaissances comptables, il peut l'effectuer lui-même à l'aide de modèles.

A moins d'avoir recours à la collaboration d'un comptable de l'entreprise qui, en quelques heures, lui apportera l'assistance technique nécessaire pour présenter ces documents. Si cette solution en interne n'est pas possible, le trésorier peut encore recourir aux services d'un expert-comptable. Le coût de son intervention est alors à imputer sur la subvention de 0,2 %.

La restitution des comptes

Le CE a l'obligation de rendre compte de sa gestion aux salariés. Les documents de synthèse habituels (bilan et compte de résultat), doivent être accompagnés par un document explicatif : c'est le rapport de gestion du secrétaire et du trésorier du comité d'entreprise. Il est présenté à l'ensemble du personnel dans un délai d'un mois, à compter de l'assemblée plénière. Il décrit l'évolution des subventions sur les deux derniers exercices ainsi que leurs utilisations, le tout accompagné de commentaires. Un point à ne surtout pas négliger : ce rapport doit être accessible au plus grand nombre afin que les salariés puissent apprécier l'emploi des subventions perçues par le CE !